【事業計画】エクセル不要!スプレッドシートで全自動集計

経営企画

スプレッドシートに仕事をしてもらう!これで集計作業から解放

さてさて、3月決算の会社だと経営企画部の方は年末年始は来期予算に向けて色々準備が始まると思います。

売上数億円〜数百億円でシステム導入されていない会社さんであれば、上手く活用できる部分もあると思いますので是非ご参考にしてください。

正直こんな事を言うと各方面から反感を買うかもしれませんが、部門・子会社の数が何十もない限り、BIツールは要らないと思います。

筆者はBIツールなしで、部門・チームがゆうに10を超えてもスプレッドシートだけで似たようなモデルを組みあげていました。

そのモデルを使用してそのまま予実分析もできてしまいます(その作業も経理から上がってくる実績をただスプレッドシートに貼り付けるだけです)

経営企画の仕事の本分は分析であって、「集計」ではありません。

ましてや、予算策定中にM&Aの業務も走る事もザラにありますから、「集計」はいかに効率的に捌いていくかだけを考える必要があります。

予算が有り余ってBIツールを入れるという会社であれば、正直これからご紹介する方法は不要となりますので、その点ご留意ください。

さて、準備する事と言えば、過去の部門別の実績になります。これさえあれば、あとはスプレッドシートで仕組みを作って、リンクを各部門の担当者に共有すれば、スプレッドシートが皆さんの代わりに全自動集計をしてくれます。

また、そのまま月次の予実分析も自動でできますので、その空いた時間で、家に早く帰るなり、趣味の時間に費やすなど、有意義な時間を送りましょう!

これらの作業をエクセルでやると、配布やら、修正の度に行われる集計作業やらで段々と萎えてきますので、この際にエクセルとはきっぱりと別れましょう!

といっても、エクセルにもメリットは当然にあるので、一概にスプレッドシートの方が優れているとは限りません。

あくまでも筆者の経験上、部門別に予算・事業計画を策定するのであれば、スプレッドシートの方が効率的というだけです。

策定にあたって必要なデータについて

必要なデータは過去実績ですが、具体的に必要となるのは以下の情報です(会計ソフトからデータをエクスポートしてきましょう)

①日付(今期会計年度の年初から)

②部門名

③勘定科目

④品目名

⑤取引先

⑥金額

この6種類の過去実績さえあれば、根拠ある予算・事業計画の策定が可能となります。

売上・人件費・減価償却費関連は別のスプレッドシートでまずは策定していきます。

実際の準備について

まずは例として「営業部」の予算策定について解説していきます。

全データから営業部に該当するデータをフィルターにかけます。

スプレッドシートで「営業部_予算」を作成し、シート名「過去実績」を作成しデータを貼り付けます(セルのトップ列に上記6種類の項目を入力しておきます)

実際のイメージは次回解説でお見せしますね。

これでまずは下準備完了です。

次回からは実際にフォーマットの策定について触れたいと思います。


経営企画
Adminをフォローする
経営管理ラボ

コメント